Confidentialité

Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (dit RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Codéin s’engage à respecter et protéger les données à caractère personnel collectées auprès des personnes physiques avec qui elle entre en contact.

Conformément aux articles 13 et 14 du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »), nous vous fournissons ci-dessous les informations nécessaires pour vous expliquer comment nous collectons, utilisons et traitons les données personnelles (ci-après les « données personnelles » ou « données ») que vous nous fournissez directement ou que nous obtiendrons de votre entreprise au cours de notre relation commerciale.

1.Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est Codéin dont le siège social est situé à l'Espace French Tech, 1 place Francis Ponge - 34000 Montpellier.

2. Informations personnelles collectées

Nous recueillons uniquement des données pertinentes fournies par des personnes nous contactant via des canaux numériques, téléphoniques ou physiques, afin d’assurer une meilleure expérience. Les données collectées concernent l’interlocuteur, l’entreprise et les informations d’achat lorsque vous nous contactez, visitez notre site web ou interagissez avec nous.

Dans le cas de communications digitales, ces données personnelles sont obtenues au travers des données relatives au trafic de notre site internet, des contenus d’enquêtes, des formulaires de contact et de notre newsletter.

Nous recueillerons toute information que vous nous fournissez lorsque vous utilisez nos formulaires de contact. La transmission de vos données personnelles via nos formulaires de contact ne constitue pas une exigence réglementaire ou contractuelle. Lorsque vous nous contactez, nous conservons cette correspondance afin de garder une trace de l’origine de votre demande.

Nous collectons toute donnée personnelle (telles que les données d’identification, les données de contact – par exemple, e-mail, adresse, numéro de téléphone, entreprise pour laquelle vous travaillez, fonction...) que vous nous fournirez, ou que nous obtiendrons lors de la négociation, de la conclusion et/ou de l’exécution de la relation commerciale que nous établirons avec vous ou avec l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Par ailleurs, nous utilisons des cookies pour améliorer expérience de navigation sur notre site internet, comme indiqué ci-dessous dans le paragraphe 10. relatif à notre Politique de Cookies.

3. Finalité du traitement des données

1. Nous utilisons vos données personnelles pour assurer une meilleure qualité de service.Les informations collectées font l’objet d’un traitement destiné à alimenter et maintenir nos systèmes de gestion de la relation client afin de permettre la meilleure exécution de vos commandes, de traiter toute réclamation, de facturer et obtenir le règlement des sommes dues.
2. Nous utilisons vos données personnelles pour vous fournir une meilleure expérience client.Les informations collectées nous permettent de communiquer avec vous de manière plus efficace, en fournissant des informations fiables et pertinentes par l’envoi d’e-mails et de newsletters adaptées à vos besoins, en segmentant des données telles que votre secteur d’activité.
3. Nous pourrons utiliser vos données personnelles pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, telles que la divulgation aux autorités compétentes ou aux organismes de réglementation.

4. Base juridique des traitements de données

Notre utilisation de vos informations personnelles est autorisée par le RGPD et par la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en matière de protection des données :

• Pour les fins du point 3.1 (Relation commerciale) : La base juridique est la nécessité d’exécuter le contrat conclu avec vous, ou les mesures précontractuelles, conformément à l’article 6.1 b) du RGPD.
• Pour les fins du point 3.2 (Communications et Marketing) :
  • L'envoi de prospection électronique (e-mail, newsletter) à des clients existants est basé sur notre intérêt légitime (article 6.1f du RGPD), pour proposer des produits et services analogues à ceux déjà fournis.
  • L'envoi de prospection électronique (e-mail, newsletter) à des prospects individuels non clients ou l’utilisation de cookies non essentiels (voir §10) est basé sur votre consentement exprès (article 6.1a du RGPD), conformément à la Loi Informatique et Libertés et aux directives de la CNIL.
  • Pour les fins du point 3.3 (Obligations légales) : La base légale est la nécessité de se conformer à une obligation légale à laquelle le Responsable du Traitement est soumis, conformément à l’article 6.1c du RGPD.
• La base légale pour le traitement de vos données aux fins du point 3.3 ci-dessus est représentée par la nécessité de se conformer à une obligation légale à laquelle le Responsable du Traitement est soumis, conformément à l’article 6.1 c) du RGPD ;

Aucune donnée personnelle sensible au sens du Considérant 51 du RGPD n’est collectée. Conformément au Considérant 72 du RGPD, nous ne prenons en aucun cas de décisions fondées uniquement sur le traitement automatisé, et n’employons pas de technique de « profilage » basée sur des données à caractère personnel dans le but d’évaluer les aspects personnels relatifs à une personne physique produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative.

5. Durée de conservation

La durée de conservation de vos données personnelles est définie en fonction des finalités de traitement. Nous appliquons les durées suivantes :

6. Communication aux tiers

Dans le cadre du traitement des données aux fins mentionnées au paragraphe 3. ci-dessus, vos données peuvent être divulguées ou rendues accessibles à des tiers tels que :

• Fournisseurs, prestataires : nous engageons ou faisons faire appel à d’autres sociétés afin qu’ils remplissent certaines fonctions en notre nom. À titre d’exemple, cela pourra être le cas pour l’hébergement et/ou la maintenance du contenu du site internet et de nos outils de gestion de la relation client.
• Autorités gouvernementales ou chargées de l’application des lois : si nous déterminons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement tenus de procéder ainsi.

Vos données personnelles sont confidentielles. Les destinataires tiers auxquels nous transmettons vos données ont accès à ces dernières uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs fonctions, et ne sont pas autorisés à utiliser vos informations personnelles à toute autre fin. Ces destinataires sont soumis à des obligations de confidentialité contractuelles.

7. Où vos informations personnelles sont-elles stockées et traitées ?

Comme expliqué plus haut au paragraphe 5., nous communiquons vos données personnelles aux fournisseurs, prestataires lorsque nous faisons appel à un fournisseur ou à un prestataire, vos données restent sous notre contrôle et des moyens de vérification sont mis en place afin de garantir la protection adéquate de vos informations personnelles.

Nous nous efforçons de prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir que vos données personnelles fassent l’objet d’un traitement sécurisé et conforme à la présente Politique.

Nos données sont toutes stockées au sein de l’Union Européenne.

8. Vos droits, moyens d’accès, de rectification et de suppression de vos informations personnelles

En vertu de l’article 13, paragraphe 2, point b), point c) et point d), et article 15, 16, 17, 18, 19, 20 et 21 du RGPD :

1. Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles ainsi qu’aux informations relatives à leur traitement, à la catégorie de données traitées ; et dans la mesure du possible, à la période de stockage et/ou aux critères utilisés pour déterminer une telle période, à vos droits de corriger et/ou supprimer des données personnelles, de limiter et de vous s’opposer au traitement.Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), de connaître l’origine des données et l’existence de toute prise de décision automatisée et de sa logique.Si vous exercez ce droit, vous recevrez une copie électronique de vos données en cours de traitement, sauf si vous nous fournissez d’autres instructions.  
2. Vous avez également le droit d’obtenir :  
   1. la correction de vos données, si elles sont incorrectes ou incomplètes ;
   2. l’effacement de vos données, dans l’une des conditions prévues à l’article 17 du RGPD Toutefois, ce droit est soumis à tous droits ou obligations qui pourraient nous être attribués par la loi, en matière de conservation des données. Lorsque nous déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, nous procéderons à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs délais ;
   3. la limitation du traitement de vos données
      1. pour le temps nécessaire à Codéin pour vérifier l’exactitude de vos données (si vous les contestez), ou
      2. si le traitement est illicite et vous demandez la restriction du traitement associé au lieu de l’effacement de vos données, ou
      3. lorsque Codéin n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou, enfin,
      4. pour le temps nécessaire pour évaluer si les motifs légitimes poursuivis par Codéin prévalent sur les vôtres ou si vous vous êtes opposés au traitement de vos données conformément au point 3. ci-dessous;
      5. vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées ne puisse s’y opposer.   
3. Vous avez un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Si un tel traitement est effectué conformément à l’article 6.1 e) (c.-à-d. pour remplir une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis) ou au 6.1 f) (c.-à-d. poursuivre un intérêt légitime du responsable du traitement) du RGPD, l’exercice des droits précédents n’est soumis à aucune forme de contrainte et est gratuit. Nous pourrons seulement vous demander de vérifier votre identité avant de prendre d’autres mesures sur votre demande.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Codéin en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception aux coordonnées spécifiées au paragraphe 1. ci-dessus ou par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@codein.fr. Nous pourrons vous demander de vérifier votre identité avant de prendre d’autres mesures sur votre demande.
 

9. Politique relative aux cookies

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers texte que les sites que vous visitez envoient à votre ordinateur où ils sont stockés puis renvoyés à ces sites lors de votre prochaine visite. Les cookies sont utilisés à plusieurs fins, ont des caractéristiques différentes et peuvent être utilisés à la fois par le propriétaire du site que vous visitez et par des tiers.

L’utilisation des cookies lors de votre visite sur notre site

Sur ce site, nous et nos prestataires utilisons des cookies afin de vous fournir une expérience meilleure, plus rapide et plus sûre, d’obtenir des données concernant votre comportement en ligne lorsque vous naviguez sur le site, ainsi que sur la fréquence de vos visites. Les informations que nous collectons sont anonymes et ne vous identifient pas en tant qu’individu, à moins que vous ne nous transmettiez vos données en remplissant un formulaire, ou via des canaux téléphoniques ou physiques. La collecte des informations personnelles Codéin est couverte par notre politique de confidentialité. 

Les cookies que nous utilisons

Il existe plusieurs types de cookies :

• Les cookies de session expirent à la fin de votre session de navigation et nous permettent de lier vos actions au cours de cette session de navigateur particulière.
• Les cookies internes sont définis par le site que vous visitez.
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10. Date de mise à jour

Dans un souci de transparence, nous nous assurons de la mise à jour régulière de cette déclaration de confidentialité. La dernière mise à jour de cette politique de confidentialité et de notre politique relative aux cookies date du 5 septembre 2025.